你的员工现在在用什么方法外发文件？

　　日新月异的当今社会，文件外发、共享是企业发展和生产的工具和要求。快速获取信息，高效联动，充分挖掘数据潜在价值，全流程数字化让工作更简单。然而，贯穿全流程的企业数据信息安全还未得到足够的重视，以致于很多企业员工会寻找一些不合规的快捷方式进行文件外发，如：

　　1、个人电子邮件

　　2、免费网站(FTP系统、云端网盘)

　　3、IM工具(QQ、微信)

　　4、各类存储介质(U盘)

　　5、远程设备

　　6、……

　　通常采用这些手段是员工为保证工作效率，本身并无恶意，也确实有许多公司允许员工使用个人、 三方电子邮件系统。然而，这些手段是无法提供专业、安全的数据保护措施。事实证明，如果数据安全让位于生产力和效率，那将会导致企业对一些 常见的攻击都难以防备，例如网络钓鱼、病毒和恶意软件。

　　据不完全统计，就个人电子邮件而言，企业员工中有80%的员工每月至少会有一次使用到个人电子邮件传输敏感工作文件。更可怕的是，在这一群体中，近三分之一的人的个人电子邮件至少被入侵过一次，但他们仍在使用。

　　不合规的文件外发手段，无形中在将企业数据信息一步步推向“大数据洪流”：

　　1、无法保障数据外发的合规性;

　　2、安全性消失了，加大数据流失泄露的风险;

　　3、失去了对信息流的可见性，无法控制数据流向和跟踪结果;

　　4、大体量数据外发效率低下

　　工具的多样性远不止我们上面所提到的这些，文件外发存在的安全隐患也难以预知。企业与其责备员工，不如从根源上切断祸根。了解员工的文件传输需求，重视经常忽略的一些因素，为文件外发解决方案提供可行性的意见。

　　大洞察，识别“必需”

　　当“大数据”咆哮着冲破传统信息架构的防线，带来规模空前的商业数据和互联网信息时，企业迎来了商业机遇，也面临着严峻挑战。如何保证效率、合规性、安全性，如何排除数据治理威胁，这需要企业明确文件外发、共享的基础需求。

　　优秀的文件外发系统八大必备要素

　　1、内容保护

　　office文档/技术包/设计图纸/影音内容……各式各样的文件安全规范不一，企业要求能够掌握各个文件的创建、发送、访问、下载，实施有效保护措施。

　　2、操作权限

　　正确理解企业现有的组织架构，对成员与部门权限做精准设计处理，赋予用户操作文件的相应功能权限。

　　3、行为审计

　　服务可用性检测、漏洞扫描、穿透性扫描、流程审计等严格的审计机制及风险规避策略，加强企业数据安全防线并补充权限体系。

　　4、传输高效

　　不限文件大小、类型、数量，无惧跨国、超远距离传输，始终保证文件传输的高效、稳定、完整，确保业务数据高效联动。

　　5、用户管理

　　用户信息、操作权限、流量控制、外发监管一个不落，内部员工与外部合作伙伴区分别管理，适应企业复杂业务场景。

　　6、安全加密

　　筑建企业数据信息网络防火墙，有效抵御网络攻击、病毒入侵;形成安全传输机制，防止文件在存储和外发过程中泄露。

　　7、事件通知

　　配备可视化文件管理通知功能，让企业与文件、用户建立联系，对文件做到随时随地监管，给用户提高合规性、安全性意识。

　　8、流向可追

　　文件在公司可以监管，出了公司大门也要能够管控。

　　基于以上需求点，企业就能选对满足自身企业需要的文件外发解决方案吗？答案显然是不能够的。真正安全的文件外发解决方案，不仅要考虑实际业务需求，而且需要切实分析企业自身情况。只有将两者结合起来做出具有针对性的解决方案，才能让文件外发达到理想效果。

　　解决办法：重构企业文件外发新生态